ビジネスメールの注意点について

仕事をするうえでメールは貴重な連絡手段です。

仕事以外でもメールは我々の生活と切り離せないものになっていますよね。

しかし仕事のメールをそららと同一視してはいけません。ビジネスメールには注意点が数多くあるのです。

例えば、署名の重要性がその筆頭といえるでしょう。

プライベートのメールで、署名を付けない人は少なくありません。

しかし仕事上のメールでは署名を必ず付けるようにしましょう。

一般的には氏名のほかに、社名や部署名を付けます。

その他にも電話番号やFAX番号を付けるケースも多いです。

会社で決められている場合もあるので、新入社員は自分で決める前に周囲に確認した方が良いです。

1行の長さにも注意を払わなければなりません。

使用しているメーラーによっては改行を自動で行う機能が搭載されている場合があります。

もしそうでないなら、1行が長くなりすぎないようにしましょう。

目安としては36文字程度を考えておくと良いです。

40文字を越えてしまうと読みにくくなりますし、横に画面をスクロールさせないと読めないケースもあります。

またメールの容量を考慮することも重要です。

メールにはいろいろなファイルを添付させられます。企画書や見積書などを添付するケースは非常に多いです。

しかし添付するファイルが大きくなればなるほど、メールの容量が増えてしまいます。

こちらの環境ではスムーズに送れたとしても、相手はスムーズに受信できるとは限りません。

もしかすると出先などで通信速度の遅い環境にいある可能性もあります。

もし大きめのファイルを送る必要がある場合は圧縮するようにしましょう。