ビジネスメールの基本

パソコンの普及とともに、ビジネスのリテラシー(かつては読み、書き、算盤と言われた基本的な能力)の一つとして、メールはなくてなならないものとなっています。

もう、メールができないという人はいなくなっていますが、反面学生時代から慣れている人が増えているので、ビジネスメールとしての基本を徹底することも企業の課題となっています。

数十年前には、ビジネス文書を相手先に送る場合は、上司の検閲を受け、朱筆で修正され、書き直してからお送りするという具合でしたが、今はそんなこともしなくなり、検閲なしの社外文書をお客様にお届けすることもあり得ます。

したがって、会社のルールとして事前のチェックをどうするかは最低限の決め事にしなければなりません。

また、宛先の表示、冒頭の挨拶、季節の言葉の有無、本文の言葉遣い、結びの言葉、これらのことも基本的な知識として新入社員訓練として教え込まなければなりません。

そうしないと、友達感覚でのメールで、場合によっては、お客様に失礼なことになってしまうからです。

発信者表示についても、企業で統一して、会社名略号と担当名が分かるようにしておけば、受け取った方が安心して開封してくれますが、そこを手抜いていると、アドレス表示のお届けになるので、ケースによっては不審者として扱われ、開封されないままとなる危険性もあります。

開封確認の要求をオプションで付けるかどうかも、きちんとしておく必要があります。便利な機能ですが、時には失礼になることもあるからです。

そして、署名欄も、企業として統一しておく方がいいでしょう。

特に個人情報情報などに係わることについて、署名欄の後にメッセージをつける企業も多くなっています。

つまり、一般的なビジネスメールの基本とともに、その企業としてのメールの基本を徹底することが企業活動としてy重要ということなのです。